⚙️ Administración del Sistema
El módulo de Administración agrupa todas las herramientas de configuración y mantenimiento del SGA. Desde aquí se gestionan los catálogos base, la seguridad (roles, usuarios, permisos), las traducciones, las plantillas de correo y el monitoreo del servidor.
Acceso: Menú lateral → Sistema
1. Catálogos
Los catálogos son las tablas de referencia que alimentan los selectores y opciones de todo el sistema. Se gestionan desde una interfaz unificada con pestañas verticales a la izquierda y el contenido a la derecha.
Acceso: Sistema → Categorías
Permiso: Requiere perfil de Administrador (gestión de categorías)
Lista de catálogos
El SGA incluye 18 catálogos configurables, cada uno con su propia pestaña y contador de registros:
| # | Catálogo | Descripción | Campos principales |
|---|---|---|---|
| 1 | Países | Nacionalidades disponibles para personas | Nombre, Activo, Sistema |
| 2 | Géneros | Opciones de género | Nombre, Activo, Sistema |
| 3 | Cargos docentes | Tipos de cargo (Director, Coordinador, Docente...) | Nombre, Activo, Sistema |
| 4 | Estados de matrícula | Ciclo de vida de la matrícula (Activa, Suspendida, Retirada...) | Nombre, Color, Color texto, Activo, Sistema |
| 5 | Estados de asistencia | Categorías de asistencia (Presente, Ausente, Tardanza...) | Nombre, Color, Color texto, Activo, Sistema |
| 6 | Estados de docente | Estatus del personal docente | Nombre, Color, Color texto, Activo, Sistema |
| 7 | Estados de incidencia | Ciclo de vida de incidencias disciplinarias | Nombre, Color, Color texto, Activo, Sistema |
| 8 | Asignaturas | Catálogo de materias (Matemáticas, Español, Ciencias...) | Nombre, Activo |
| 9 | Aulas | Salones físicos del colegio | Nombre |
| 10 | Niveles | Niveles educativos (Preescolar, Primaria, Secundaria) | Nombre, Activo, Sistema |
| 11 | Grados | Grados por nivel (1ro, 2do, 3ro...) | Nombre, Nivel, Activo |
| 12 | Parentescos | Relaciones guardián-estudiante (Padre, Madre, Tío...) | Nombre, Activo, Sistema |
| 13 | Escalas de calificación | Escalas del MINED por nivel y tipo | Nombre, Código, Tipo, Nota mín., Nota máx., Peso, Año, Nivel, Grado |
| 14 | Monedas | Monedas para facturación (NIO, USD) | Nombre, Código, Símbolo, Tasa, Porcentaje, Activo, Sistema |
| 15 | Métodos de pago | Formas de pago aceptadas (Efectivo, Transferencia, Tarjeta...) | Nombre, Activo, Sistema |
| 16 | Conceptos de pago | Rubros de cobro (Matrícula, Mensualidad, Uniforme, Transporte...) | Nombre, Activo |
| 17 | Tipos de egreso | Categorías de gastos (Devolución, Servicios, Compras...) | Nombre, Activo, Sistema |
| 18 | Días feriados | Calendario de feriados del año escolar | Fecha, Año, Descripción |
Operaciones comunes
Cada catálogo soporta las mismas operaciones CRUD:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Crear | Botón ➕ para agregar un nuevo registro |
| Editar | Clic en la fila o ícono de edición |
| Eliminar | Solo si el registro no está referenciado por otros módulos |
| Activar/Desactivar | Toggle para habilitar o deshabilitar sin eliminar |
Registros de sistema
Los registros marcados como Sistema (🔒) no pueden eliminarse. Son registros base del SGA que garantizan el funcionamiento correcto del sistema. Solo se permite editarles el nombre.
Catálogos con colores
Los catálogos de estados (matrícula, asistencia, docente, incidencia) permiten asignar un color de fondo y un color de texto. Estos colores se usan en los badges del sistema para identificar visualmente el estado de cada registro.
Escalas de calificación
Este catálogo es especial: define las escalas del MINED por nivel educativo y tipo de evaluación.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Etiqueta de la escala (ej: Aprendizaje Avanzado) |
| Código | Abreviatura (ej: AA, AS, AF, AI) |
| Tipo | Cualitativo o Cuantitativo |
| Nota mínima / máxima | Rango numérico (ej: 90-100) |
| Peso | Ponderación de la escala |
| Año lectivo | Período de vigencia |
| Nivel / Grado | Aplicabilidad por nivel educativo |
2. Roles y Permisos
El sistema de seguridad del SGA se basa en roles que agrupan permisos. Cada usuario se asigna a uno o más roles que determinan a qué módulos y acciones tiene acceso.
Acceso: Sistema → Roles
Permiso: Requiere perfil de Administrador (gestión de roles)
Lista de roles
La tabla muestra todos los roles con su descripción y acciones disponibles.
Crear / Editar un rol
Al crear o editar un rol, se presenta:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Descripción | Nombre legible del rol (ej: "Cajera", "Docente", "Director") |
| Nombre del rol | Se genera automáticamente a partir de la descripción (ej: "cajera", "docente") |
| Permisos | Lista de toggles con los 53 permisos del sistema |
Permisos disponibles (53 en total)
Los permisos se organizan por módulo funcional:
| Módulo | Permisos |
|---|---|
| Dashboard | Ver tablero |
| Estudiantes | CRUD estudiantes, ver estudiantes |
| Docentes | CRUD docentes, ver docentes |
| Guardianes | CRUD guardianes, ver guardianes |
| Estructura | CRUD períodos, secciones, cursos, matrículas + ver cada uno |
| Aula Virtual | CRUD horario, asistencia, incidencias, actividades, evaluaciones, calificaciones, expediente + ver cada uno |
| Cobros | CRUD pagos, ver pagos |
| Transporte | CRUD transporte, ver transporte |
| Inventario | CRUD inventario, ver inventario |
| Drive | CRUD drive, ver drive |
| Notificaciones | CRUD notificaciones |
| Sistema | CRUD categorías, idiomas, roles, usuarios, plantillas de correo, credenciales del portal, ver actividad, ver info sistema |
Rol Super Admin
El rol Super Admin tiene acceso total al sistema y solo es visible para usuarios con ese mismo rol. No puede eliminarse ni deshabilitarse.
Registros protegidos
Los roles marcados como Sistema no pueden eliminarse. Se recomienda crear roles personalizados en lugar de modificar los roles del sistema.
3. Usuarios
Gestión de las cuentas de acceso al SGA. Cada usuario está vinculado a una persona existente (docente, estudiante o guardián) y tiene uno o más roles asignados.
Acceso: Sistema → Usuarios
Permiso: Requiere perfil de Administrador (gestión de usuarios)
Lista de usuarios
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre completo (heredado de la persona vinculada) |
| Correo electrónico (único en el sistema) | |
| Teléfono | Número de contacto |
| Activo | Toggle para habilitar/deshabilitar el acceso |
Crear un usuario
El proceso de creación sigue estos pasos:
- Buscar persona: Seleccione una persona existente (docente, estudiante o guardián). El buscador filtra por tipo de persona.
- Asignar roles: Active los toggles de los roles que tendrá el usuario.
- Guardar: El sistema automáticamente:
- Genera una contraseña temporal de 8 caracteres
- Envía un correo de bienvenida con las credenciales
- Activa la cuenta
Requisitos para crear un usuario
- La persona debe tener un correo electrónico registrado en su ficha
- El correo no debe estar asociado a otro usuario existente
- No puede existir otro usuario para la misma persona
Editar un usuario
Al editar un usuario existente, se puede:
- Activar/Desactivar la cuenta (el toggle también está disponible en la lista)
- Modificar los roles asignados
Nombre y email
El nombre y email son de solo lectura en el formulario de edición — se heredan de la persona vinculada. Para modificarlos, edite la ficha de la persona (docente, estudiante o guardián).
Perfil personal
Cada usuario puede acceder a su propio perfil desde el menú de usuario (esquina superior derecha) para:
- Ver sus datos personales (nombre, email, fecha de nacimiento, cédula, teléfono, dirección, género, nacionalidad, foto)
- Cambiar su contraseña (requiere ingresar la contraseña actual)
4. Credenciales del Portal
Gestión de las cuentas de acceso al Portal de Padres/Tutores. Cada credencial vincula a un guardián con su medio de acceso (email y/o WhatsApp).
Acceso: Sistema → Credenciales del Portal
Permiso: Requiere perfil de Administrador (gestión de credenciales del portal)
Lista de credenciales
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Guardián | Nombre y avatar del tutor |
| Correo de acceso al portal | |
| Teléfono | Número registrado |
| Toggle de opt-in para acceso vía WhatsApp | |
| Habilitado | Toggle para activar/desactivar el acceso |
Acciones disponibles
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Agregar | Buscar un guardián y crear su credencial |
| WhatsApp opt-in | Habilitar/deshabilitar el acceso por WhatsApp |
| Habilitar/Deshabilitar | Activar o suspender el acceso al portal |
| Sincronizar | Actualiza los datos del guardián (email, teléfono) desde su ficha |
| Eliminar | Revoca el acceso al portal permanentemente |
5. Idiomas del Sistema (i18n)
El SGA soporta tres idiomas: español, inglés y francés. Todas las etiquetas, mensajes y textos de la interfaz se almacenan en la base de datos y pueden editarse desde este módulo.
Acceso: Sistema → Idiomas
Permiso: Requiere perfil de Administrador (gestión de idiomas)
Lista de traducciones
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Clave | Identificador técnico de la traducción (ej: btn_save, msg_confirm_delete) |
| Español | Texto en español |
Editar una traducción
Al editar una clave, se muestra un formulario con tres campos (uno por idioma):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Español (ES) | Texto en español |
| Inglés (EN) | Texto en inglés |
| Francés (FR) | Texto en francés |
El tipo de editor depende de la clave:
- Texto simple: Campo de entrada estándar
- HTML: Editor de texto enriquecido (para contenido con formato)
Actualización inmediata
Al guardar una traducción, el caché de idiomas se refresca automáticamente. Los cambios se reflejan en la interfaz sin necesidad de recargar la página ni reiniciar el servidor.
6. Plantillas de Correo
El SGA envía correos automáticos para eventos como bienvenida de usuario, recuperación de contraseña y notificaciones. Cada plantilla es editable en los tres idiomas.
Acceso: Sistema → Plantillas de Correo
Permisos: Requiere perfil de Administrador (gestión o consulta de plantillas de correo)
Lista de plantillas
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Identificador de la plantilla |
| Última actualización | Fecha del último cambio |
Editar una plantilla
El editor se maximiza a pantalla completa y muestra tres secciones (una por idioma):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Asunto | Línea de asunto del correo (ej: "Bienvenido al SGA") |
| Texto del botón | Caption del botón de acción (ej: "Acceder al Sistema") |
| Cuerpo del correo | Editor HTML enriquecido con el contenido del email |
Validación trilingüe
Las tres versiones del idioma son obligatorias. El sistema valida que tanto el asunto como el cuerpo HTML estén completos en español, inglés y francés antes de permitir guardar.
Plantillas protegidas
Las plantillas son registros del sistema — no se pueden crear nuevas ni eliminar las existentes. Solo se permite editar su contenido.
7. Bitácora de Actividad
Registro cronológico de todas las acciones realizadas en el sistema. Permite auditar quién hizo qué, cuándo y desde dónde.
Acceso: Sistema → Bitácora de Actividad
Permiso: Requiere permiso de consulta de actividad del sistema
Dashboard de actividad
La parte superior muestra un resumen visual con:
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Hoy | Cantidad de acciones registradas en el día |
| Esta semana | Acciones de los últimos 7 días |
| Este mes | Acciones del mes en curso |
| Este año | Total acumulado del año |
Gráficos:
- Tendencia 15 días: Gráfico de líneas con la actividad diaria de las últimas 2 semanas
- Por tipo de acción: Gráfico circular (Crear, Editar, Eliminar, Acceder, etc.)
- Por usuario: Gráfico circular con los usuarios más activos
Lista de registros
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ID | Número secuencial del registro |
| Usuario | Quién realizó la acción |
| Acción | Tipo de operación (CREATE, UPDATE, DELETE, LOGIN, etc.) |
| Estación | IP o nombre de la estación de trabajo |
| Fecha | Fecha y hora del evento |
Filtros disponibles
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Usuario | Selector del usuario a consultar |
| Acción | Tipo de operación |
| Rango de fechas | Desde / Hasta |
| Estación | IP o nombre del equipo |
Detalle del registro
Al hacer clic en un registro, se abre un diálogo con las propiedades enriquecidas del evento:
- Los campos de la base de datos se traducen a nombres legibles en español (115+ traducciones)
- Las claves foráneas se resuelven automáticamente a sus nombres legibles (ej:
country_id: 1→country_id: Nicaragua) - Los valores de Sí/No se muestran como Sí/No
- Las fechas se formatean en formato local
- Los campos de auditoría se ordenan al final
Trazabilidad completa
Cada operación de crear, editar o eliminar en cualquier módulo del SGA queda registrada automáticamente con los valores anteriores y nuevos. Esto cumple con los requisitos de auditoría y permite rastrear cualquier cambio.
8. Información del Sistema
Panel de monitoreo en tiempo real del servidor donde se ejecuta el SGA.
Acceso: Sistema → Información del Sistema
Permiso: Requiere permiso de consulta de información del sistema
Indicadores de hardware
Cuatro medidores de gauge que muestran el uso actual:
| Medidor | Descripción |
|---|---|
| CPU | Porcentaje de carga del procesador |
| Memoria RAM | Porcentaje de uso de la memoria |
| Disco | Porcentaje de uso del almacenamiento |
| Swap | Porcentaje de uso de la memoria virtual |
Monitoreo en tiempo real
- Gráfico de líneas: Muestra la evolución del CPU (%) y RAM (%) en tiempo real
- Actualización: Cada 5 segundos automáticamente
- Historial: Últimos 20 puntos de datos
Detalles de memoria
| Métrica | Descripción |
|---|---|
| Total | Memoria RAM total instalada |
| En uso | Memoria activamente utilizada |
| Libre | Memoria disponible |
| Swap | Uso de memoria virtual (total/usada/libre) |
Detalles de disco
| Métrica | Descripción |
|---|---|
| Total | Capacidad total del disco |
| Usado | Espacio utilizado |
| Disponible | Espacio libre |
| Porcentaje | Uso expresado en porcentaje |
Estado de WhatsApp
Solo Super Admin
Este panel solo es visible para usuarios con rol Super Admin.
Muestra el estado de la conexión con el microservicio de WhatsApp:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Conectado | ✅ El servicio está activo y vinculado a un número |
| QR disponible | 📱 Muestra el código QR para vincular el número de WhatsApp |
| No disponible | ❌ El microservicio no está en ejecución |
El panel se actualiza automáticamente cada 10 segundos.
Navegación del Módulo
| Vista | Descripción |
|---|---|
| Catálogos | 18 pestañas de configuración (requiere perfil de Administrador) |
| Roles y permisos | Gestión de roles (requiere perfil de Administrador) |
| Usuarios | Gestión de cuentas (requiere perfil de Administrador) |
| Credenciales del Portal | Acceso de tutores al portal (requiere perfil de Administrador) |
| Idiomas del sistema | Traducciones de la interfaz (requiere perfil de Administrador) |
| Plantillas de correo | Edición de correos automáticos (requiere perfil de Administrador) |
| Bitácora de actividad | Registro de auditoría (requiere permiso de consulta) |
| Información del sistema | Monitoreo del servidor (requiere permiso de consulta) |
Preguntas Frecuentes
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Puedo crear nuevos estados de matrícula? | Sí, desde Catálogos → Estados de matrícula. Asigne un color para identificarlo visualmente en todo el sistema. |
| ¿Qué pasa si elimino una asignatura? | Solo se puede eliminar si no está asignada a ningún curso. Si está en uso, desactívela en su lugar. |
| ¿Cómo agrego un nuevo método de pago? | Desde Catálogos → Métodos de pago → botón ➕. El nuevo método estará disponible en todos los formularios de cobro. |
| ¿Puedo crear un rol personalizado? | Sí. Cree un nuevo rol, asígnele una descripción y active solo los permisos necesarios para ese perfil. |
| ¿Cómo reseteo la contraseña de un usuario? | Elimine el usuario y vuélvalo a crear. El sistema generará una nueva contraseña y enviará el correo de bienvenida. También puede usar la función "Olvidé mi contraseña" desde la pantalla de login. |
| ¿Los cambios en los idiomas requieren reiniciar? | No. El caché se refresca automáticamente al guardar. |
| ¿Puedo editar las plantillas de correo en HTML? | Sí. El editor incluye un editor de texto enriquecido que genera HTML. Se puede insertar formato, tablas e imágenes. |
| ¿Quién puede ver la bitácora de actividad? | Solo usuarios con permiso de consulta de actividad del sistema. Generalmente el Director o Administrador del sistema. |
| ¿Cada cuánto se actualiza la información del sistema? | Los gauges y el gráfico de CPU/RAM se actualizan cada 5 segundos. El estado de WhatsApp cada 10 segundos. |
| ¿Cómo configuro el acceso de WhatsApp? | Desde Información del Sistema (Super Admin), escanee el código QR con la aplicación de WhatsApp del colegio para vincular el número. |