📑 Órdenes de Compra y Recepción

El submódulo de Órdenes de Compra gestiona el ciclo formal de adquisiciones del colegio: desde la solicitud de cotización y emisión del pedido a proveedores, hasta la recepción física en bodega e incremento de existencias en el inventario.

👤 Perfil principal: Encargado de Compras / Administración Financiera / Bodeguero

Acceso: Menú lateral → Gestión Administrativa → Inventario → Órdenes de Compra

Permisos requeridos:

Permiso	Alcance
Gestión de Inventario	Crear órdenes de compra, aprobar, recibir mercancía y registrar facturas de proveedor
Consulta de Inventario	Consultar estado de órdenes de compra e historial de adquisiciones

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1. Ciclo de Vida de una Orden de Compra

Estado	Significado Operativo	Efecto en Inventario
Borrador	Pedido en elaboración o cotización preliminar	No afecta existencias
Aprobada	Autorizada para envío al proveedor	Stock en tránsito (informativo)
Recibida Parcial	Se recibieron algunos artículos o cantidades menores	Ingreso parcial al stock
Recibida Total	Pedido completo recibido en bodega	Ingreso total al Kardex y stock
Cancelada	Orden desestimada o no despachada por el proveedor	Sin impacto en inventario

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2. Creación de una Orden de Compra

Al hacer clic en Nueva Orden de Compra:

1. Proveedor: Selección del catálogo de proveedores comerciales.
2. Almacén de Destino: Bodega donde ingresará la mercancía física.
3. Fecha de Emisión y Fecha Estimada de Entrega: Compromiso de entrega del proveedor.
4. Moneda: NIO o USD.
5. Detalle de Ítems:
   • Selección de productos del catálogo.
   • Cantidad solicitada.
   • Costo unitario acordado con el proveedor.
   • Impuesto / IVA aplicable.
   • Subtotal por línea y total consolidado.
6. Términos y Observaciones: Condiciones de pago (Crédito a 30 días, anticipo del 50%, etc.).

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3. Proceso de Recepción de Mercancía

Cuando el transportista o proveedor entrega los bienes en el colegio:

1. El bodeguero abre la Orden de Compra en estado Aprobada.
2. Presiona el botón 📥 Recibir Mercancía.
3. Ingresa el Nº de Factura o Remisión del Proveedor.
4. Valida las cantidades físicas recibidas frente a las pedidas:
   • Si todo está conforme, confirma la recepción total.
   • Si hay faltantes o artículos en mal estado, ingresa solo la cantidad aceptada.
5. Impacto Inmediato: El sistema genera las entradas correspondientes en el Kardex y actualiza el costo promedio de los artículos.

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Preguntas Frecuentes — Órdenes de Compra

Pregunta	Respuesta
¿Al crear la orden de compra se incrementa el inventario de inmediato?	No. El inventario solo aumenta cuando se ejecuta el proceso de "Recepción de Mercancía" tras verificar la entrega física.
¿Puedo enviar la orden de compra por correo al proveedor?	Sí. La orden genera un documento formal en PDF listo para imprimir o enviar digitalmente.
¿Qué ocurre si el proveedor nos cobra un precio diferente al cotizado?	En la pantalla de recepción se puede ajustar el costo real según la factura física del proveedor.
¿Cómo se maneja una entrega que llega en dos partes?	Se registra la primera recepción como "Parcial"; la orden se mantiene abierta hasta registrar el lote restante.
¿Se pueden comprar activos fijos mediante órdenes de compra?	Sí. Al recibir un activo fijo, el sistema permite generar automáticamente sus fichas serializadas.
¿Quién puede autorizar o aprobar una orden de compra?	Los usuarios con rol de Dirección o Administración Financiera.
¿Queda registrado qué usuario recibió la mercancía en el almacén?	Sí. Cada recepción almacena la fecha, hora, usuario receptor y número de factura del proveedor.
¿Puedo cancelar una orden ya aprobada si el proveedor canceló el pedido?	Sí, siempre que no tenga recepciones registradas en el sistema.
¿Cómo consulto el gasto total en compras de un mes?	Filtrando la tabla de órdenes de compra por rango de fechas y estado "Recibida Total".
¿El módulo soporta compras en moneda extranjera (USD)?	Sí. Permite registrar órdenes en dólares y calcular la conversión contable al tipo de cambio registrado.