🛒 Ventas y Facturación de Artículos
El submódulo de Ventas es el punto de venta (POS) del colegio para comercializar uniformes, libros de texto, cuadernos institucionales y materiales escolares directamente a estudiantes, padres de familia o personal docente.
👤 Perfil principal: Cajera / Responsable de Tienda Escolar / Administración
Acceso: Menú lateral → Gestión Administrativa → Inventario → Ventas
Permisos requeridos:
| Permiso | Alcance |
|---|---|
| Gestión de Inventario | Registrar ventas, cobrar, anular facturas y aplicar descuentos |
| Consulta de Inventario | Consultar historial de ventas y comprobantes emitidos |
1. Proceso de Venta Paso a Paso
2. Pantalla de Registro de Venta
Al hacer clic en Nueva Venta, se despliega la interfaz operativa con los siguientes campos:
- Cliente / Destinatario:
- Estudiante: Búsqueda por nombre o código de carnet (asocia la venta al expediente del alumno).
- Personal / Docente: Para ventas a colaboradores con precios especiales.
- Público General / Libre: Para ventas a visitantes o aspirantes.
- Almacén de Despacho: Bodega desde donde saldrá la mercancía física (ej. Librería Escolar).
- Moneda: Córdobas (NIO) o Dólares (USD).
- Detalle de Artículos:
- Selector o escaneo óptico del producto.
- Cantidad solicitada.
- Precio unitario (cargado automáticamente según lista).
- Descuento aplicable (si está autorizado).
- Subtotal por línea.
- Método de Pago: Efectivo, Tarjeta de Crédito/Débito, Transferencia Bancaria o Cheque.
- Referencia Bancaria: Número de confirmación si el pago es electrónico.
3. Emisión de Recibo y Verificación QR
Al completar la venta, el sistema genera automáticamente el comprobante contable con dos opciones de formato:
- Formato Ticket / POS: Impresión térmica de 80mm ideal para entrega inmediata en ventanilla.
- Formato Carta / Voucher: Comprobante formal institucional en tamaño estándar.
Ambos formatos incluyen el código QR de verificación digital, que permite a cualquier autoridad o padre de familia validar la autenticidad del recibo escaneándolo desde un teléfono inteligente.
4. Historial de Ventas y Filtros
La tabla principal permite auditar todas las operaciones con filtros por:
- Rango de fechas (Desde / Hasta)
- Año lectivo y sección del estudiante
- Método de pago empleado
- Estado de la venta (Completada / Anulada)
Preguntas Frecuentes — Ventas
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿La venta descuenta el stock de inmediato? | Sí. Al momento de confirmar la transacción, las unidades se descuentan del almacén seleccionado. |
| ¿Puedo vender varios productos diferentes en una sola factura? | Sí. Puede añadir tantas líneas de artículos como requiera la compra del estudiante. |
| ¿Qué ocurre si el producto no tiene existencias en ese almacén? | El sistema muestra una alerta y no permite procesar la venta hasta que se transfiera stock o se reciba mercancía. |
| ¿Los padres ven estas compras en el Portal de Padres? | Sí. Las facturas emitidas a nombre del estudiante se reflejan en el historial de pagos del tutor. |
| ¿Cómo se anula una venta realizada por error? | Desde el menú de opciones (⋮) de la venta → Anular Venta. El stock reingresa automáticamente al inventario. |
| ¿Se pueden aplicar descuentos a hijos de profesores? | Sí. Si el producto tiene configurada una lista de precios para personal o se autoriza un descuento manual. |
| ¿Puedo realizar una venta combinada en córdobas y dólares? | El sistema registra cada factura en una moneda principal con el tipo de cambio oficial del día. |
| ¿Cómo reimprimo un ticket extraviado por el cliente? | Localice la venta en el listado y presione el ícono de Impresora para reimprimir el comprobante. |
| ¿Las ventas de inventario se suman al corte de caja del día? | Sí. El módulo de Arqueo de Caja consolida los ingresos de colegiaturas y de ventas de productos en un solo corte. |
| ¿Puedo exportar el resumen de ventas mensuales a Excel? | Sí. La barra superior cuenta con la herramienta de exportación completa con desglose de ítems e importes. |