📚 Catálogos de Inventario
El submódulo de Catálogos centraliza los parámetros maestros requeridos para el funcionamiento del inventario: categorías de clasificación, directorio de proveedores comerciales, unidades de medida y almacenes físicos.
👤 Perfil principal: Administrador / Responsable de Bodega
Acceso: Menú lateral → Gestión Administrativa → Inventario → Catálogos
Permisos requeridos:
| Permiso | Alcance |
|---|---|
| Gestión de Inventario | Crear, modificar y desactivar categorías, proveedores, unidades y bodegas |
| Consulta de Inventario | Consultar listas y detalles de catálogos |
1. Categorías de Artículos
Permite organizar los productos y activos en grupos jerárquicos o funcionales (ej. Uniformes, Libros de Texto, Material de Oficina, Equipo Tecnológico, Químicos de Laboratorio).
Campos de una Categoría:
- Nombre: Denominación descriptiva de la categoría.
- Código: Abreviatura o prefijo para generación de códigos (ej.
UNI,TEC,LIB). - Descripción: Alcance y tipo de productos incluidos.
- Estado: Activa o Inactiva.
2. Directorio de Proveedores
Registra a las empresas y personas naturales que suministran bienes y servicios a la institución escolar.
Información registrada por Proveedor:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Razón Social / Nombre | Nombre oficial del proveedor comercial |
| RUC / Cédula | Identificador tributario oficial |
| Persona de Contacto | Nombre del asesor o vendedor asignado al colegio |
| Teléfono y Correo | Canales directos para envío de órdenes de compra |
| Dirección | Ubicación física para recepción o recolección de mercancía |
| Condiciones Comerciales | Días de crédito autorizados (Contado, 15 días, 30 días) |
3. Unidades de Medida
Define las formas estándar de cuantificación física para compras, existencias y salidas:
- Unidades individuales: Unidad (
UND), Pieza (PZA), Par (PAR— para zapatos). - Empaques y lotes: Caja (
CAJ), Paquete (PQT), Docena (DOC), Millar (MIL). - Medidas de volumen/peso: Metro (
MTR), Litro (LTR), Galón (GAL), Kilogramo (KG), Libra (LB).
4. Almacenes y Bodegas
Permite registrar las distintas ubicaciones físicas donde se custodian bienes del colegio:
| Bodega Ejemplo | Propósito | Responsable Típico |
|---|---|---|
| Bodega Central | Almacenamiento mayorista y compras de inicio de año | Bodeguero General |
| Librería / Caja | Stock disponible para venta inmediata en ventanilla | Cajera |
| Laboratorio de Cómputo | Custodia de equipos tecnológicos y accesorios | Coordinador TIC |
| Enfermería | Medicamentos e insumos de primeros auxilios | Enfermera Escolar |
Preguntas Frecuentes — Catálogos
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Puedo eliminar una categoría si ya tiene productos asignados? | No. Por integridad referencial, las categorías con productos solo pueden ser desactivadas, ocultándolas de nuevos registros. |
| ¿Para qué sirve el código de categoría? | Ayuda a estructurar los códigos SKU de los productos (ej. UNI-CAM-001 para uniforme camisa talla S). |
| ¿Puedo registrar proveedores internacionales? | Sí. El campo de identificación tributaria y teléfono admite formatos internacionales. |
| ¿Qué ocurre si desactivo un proveedor? | Ya no aparecerá en el selector para nuevas órdenes de compra, pero su historial de compras pasadas se mantiene intacto. |
| ¿Puedo tener un almacén exclusivo para material de descarte o baja? | Sí. Puede crear una bodega llamada "Merma / Baja" para trasladar activos dañados antes de su disposición final. |
| ¿Las unidades de medida admiten decimales? | Sí. Para unidades como metros, litros o kilos se pueden registrar cantidades fraccionarias en compras y kardex. |
| ¿Quién tiene acceso a modificar las condiciones de crédito de un proveedor? | Únicamente el personal con permisos de administración financiera o gestión de inventario. |
| ¿Puedo asociar una cuenta de correo a cada proveedor para envío automático? | Sí. Al generar una orden de compra, el sistema puede enviar el comprobante en PDF al correo registrado del proveedor. |
| ¿Se pueden exportar los catálogos a formato Excel? | Sí. La vista de cada catálogo cuenta con botón de exportación de datos. |
| ¿Cómo reactivo un almacén cerrado temporalmente? | Editando el registro del almacén en la tabla y cambiando su interruptor de estado a "Activo". |