🚚 Entregas y Despachos
El submódulo de Entregas gestiona la entrega física de artículos institucionales a los estudiantes (paquetes de libros, uniformes incluidos en la matrícula o kits de útiles), asegurando la trazabilidad de qué se entregó, cuándo, a quién y quién autorizó el despacho.
👤 Perfil principal: Responsable de Bodega / Coordinador de Nivel / Administración
Acceso: Menú lateral → Gestión Administrativa → Inventario → Entregas
Permisos requeridos:
| Permiso | Alcance |
|---|---|
| Gestión de Inventario | Registrar entregas, imprimir actas de recepción y confirmar firmas |
| Consulta de Inventario | Consultar entregas realizadas y pendientes por grado |
1. ¿Cuándo se utiliza el Módulo de Entregas?
A diferencia de una venta directa en caja, una Entrega se utiliza cuando:
- Paquetes de Matrícula: El estudiante ya pagó su paquete de libros/uniformes al matricularse y se presenta a retirarlo a bodega.
- Dotaciones Institucionales: El colegio entrega uniformes deportivos o kits de laboratorio como parte de programas becarios o institucionales.
- Entregas Parciales: Si un libro o talla de uniforme no estaba disponible en el momento de la matrícula y llega en un lote posterior.
2. Registro de una Entrega
Al hacer clic en Nueva Entrega:
- Seleccionar Estudiante: Búsqueda por nombre o sección (ej. 7mo Grado A).
- Seleccionar Almacén de Origen: Bodega de donde sale la dotación.
- Receptor Físico:
- Nombre de la persona que retira (el estudiante, la madre, el padre o un tutor autorizado).
- Número de cédula o documento de identidad del receptor.
- Artículos a Entregar:
- Selección de ítems y cantidades.
- Detalle de tallas o tomos específicos entregados.
- Observaciones: Notas especiales (ej. Pendiente pantalón talla 12 por falta de stock del proveedor).
- Guardar y Generar Comprobante.
3. Acta de Entrega Firmada
El sistema genera un comprobante de entrega en formato imprimible con:
- Datos del colegio y del estudiante.
- Lista detallada de artículos recibidos con sus códigos y tallas.
- Cláusula de conformidad de recepción en buen estado.
- Espacio para firma del padre de familia o tutor receptor y sello de bodega.
4. Control de Pendientes por Sección
Permite a los coordinadores y bodegueros filtrar por año y grado para conocer:
- Cuántos alumnos han recibido su paquete completo.
- Cuántos alumnos tienen entregas pendientes o incompletas antes del inicio de clases.
Preguntas Frecuentes — Entregas
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿El registro de entrega descuenta el stock del almacén? | Sí. Cada artículo entregado rebaja automáticamente la existencia en la bodega seleccionada. |
| ¿Puedo hacer entregas parciales si falta una talla? | Sí. Puede registrar los artículos disponibles hoy y generar una segunda entrega cuando ingrese el faltante. |
| ¿El sistema guarda el nombre de quién retiró el paquete? | Sí. Se almacena el nombre y documento de la persona que firma la recepción física. |
| ¿Cómo sé qué estudiantes de un grado no han retirado sus libros? | Utilizando el filtro de estado "Pendiente" y seleccionando la sección deseada. |
| ¿Se puede anular una entrega registrada por error? | Sí, con los permisos correspondientes. El sistema reintegra los artículos a la bodega. |
| ¿Los tutores reciben notificación de la entrega? | Sí. Se puede enviar una notificación automática al portal de padres confirmando la entrega del material. |
| ¿Puedo imprimir un reporte consolidado de entregas por aula? | Sí. La vista permite exportar e imprimir el listado consolidado de toda la sección. |
| ¿Se requiere escanear el carnet del estudiante? | Opcional pero recomendado. El escaneo del código de barras del carnet agiliza la búsqueda en filas de entrega. |
| ¿Qué pasa si un padre rechaza una prenda por defecto de fábrica? | Se anula la entrega de esa prenda o se procesa como cambio directo registrando la observación. |
| ¿Se pueden programar jornadas masivas de entrega al inicio del curso? | Sí. La interfaz de búsqueda rápida permite despachar paquetes en pocos segundos por alumno. |