Reportes del Sistema
1. ¿Qué son los Reportes?
El módulo de Reportes es una herramienta de análisis que le permite obtener información consolidada sobre distintos aspectos de la institución: rendimiento académico, estado financiero, datos de guardianes e infraestructura. Cada reporte presenta indicadores clave (KPIs) en la parte superior y una tabla detallada con la información desglosada.
Consejo
Los reportes se pueden filtrar por año lectivo, período, sección, grado y rango de fechas según corresponda. Utilice los filtros del panel lateral para acotar la información a lo que necesita.
2. Acceso al Módulo
Desde el menú lateral, seleccione Aula Virtual → Reportes. Verá un catálogo de tarjetas organizadas por categoría. Cada tarjeta muestra el nombre, descripción y un indicador de prioridad (alta, media o baja) que le ayuda a identificar los reportes más críticos para su gestión diaria.
3. Reportes Financieros
Los reportes financieros le permiten tener una visión completa del flujo de dinero de la institución: qué se ha cobrado, qué está pendiente y cuánto se ha gastado.
R-03 — Alumnos con Pagos Pendientes
Identifica a los estudiantes que tienen cuotas vencidas, es decir, cobros cuya fecha de vencimiento ya pasó y aún no han sido pagados.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección, rango de fechas, concepto, arreglo de pago |
| Indicadores (KPIs) | Alumnos en mora, total pendiente en C$, total pendiente en $, promedio de días de atraso |
Columnas de la tabla: Estudiante, sección, concepto(s) de cobro, monto, moneda, fecha de vencimiento, días de atraso (con semáforo de colores), arreglo de pago (si aplica), guardián y contacto del guardián.
Importante
El semáforo de días de atraso funciona así: más de 30 días se marca en rojo (crítico), entre 15 y 30 días en amarillo (advertencia), y menos de 15 días en azul (informativo). Esto le permite priorizar la gestión de cobro.
R-13 — Resumen de Ingresos
Es el complemento del R-03: mientras aquel muestra lo que falta por cobrar, este reporte muestra lo que ya se cobró. Le permite conocer cuánto ha recaudado la institución en un período determinado.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección, rango de fechas |
| Indicadores (KPIs) | Recaudado en C$, recaudado en $, pagos procesados (con cantidad de estudiantes), método de pago principal |
Columnas de la tabla: Estudiante, sección, concepto(s), monto del cobro, monto recaudado, moneda, fecha de vencimiento, fecha de pago, método de pago y número de factura.
Consejo
Compare los totales recaudados del R-13 con los pendientes del R-03 para tener una fotografía completa de la salud financiera de la institución. El filtro de rango de fechas le permite analizar la recaudación mes a mes.
R-14 — Egresos e Historial de Gastos
Lista todos los egresos (gastos) registrados en el sistema, agrupados por tipo, beneficiario y estado del pago. Le permite llevar control de en qué se ha invertido el dinero de la institución.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, rango de fechas |
| Indicadores (KPIs) | Total de egresos en C$, total en $, cantidad de registros (con pagados), rubro con mayor gasto |
Columnas de la tabla: Fecha, tipo de gasto (ej. Viáticos, Devolución, Compras Menores), beneficiario, descripción, monto, moneda, método de pago, estado (Pagado/Pendiente/Anulado), referencia y número de recibo.
Balance financiero
Con los reportes R-03, R-13 y R-14 usted tiene un ciclo financiero completo:
- R-03: Cuánto le deben (cuentas por cobrar)
- R-13: Cuánto ha recibido (ingresos)
- R-14: Cuánto ha gastado (egresos)
4. Reportes Académicos
Estos reportes le ayudan a monitorear el desempeño académico de los estudiantes y el avance de los docentes en sus calificaciones.
R-04 — Estudiantes con Incidencias
Registro de incidencias disciplinarias con el estado actual y el docente involucrado.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección, estado de incidencia, rango de fechas |
| Uso típico | Identificar patrones de comportamiento y dar seguimiento a casos abiertos |
R-05 — Problemas de Asistencia
Detecta alumnos cuyo porcentaje de asistencia está por debajo del umbral configurado en el sistema. Incluye el contacto del guardián para facilitar la comunicación.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección, umbral de asistencia (%) |
| Uso típico | Intervención temprana con estudiantes en riesgo de abandono por inasistencia |
R-06 — Estudiantes sin Código Estudiantil
Lista los estudiantes matriculados que no tienen asignado un código estudiantil. Esto puede afectar la generación de boletines y documentos oficiales.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección |
| Uso típico | Revisión de datos incompletos al inicio del año lectivo |
R-07 — Estudiantes en Riesgo Académico
Identifica alumnos con bajo rendimiento combinando tres factores: promedio de notas, porcentaje de asistencia y cantidad de incidencias disciplinarias.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, período, sección, grado |
| Uso típico | Reuniones de consejo docente para definir planes de acompañamiento |
Importante
Este es uno de los reportes más valiosos para la toma de decisiones. Cruza información de tres módulos distintos (calificaciones, asistencia e incidencias) en una sola vista.
R-08 — Evaluaciones Pendientes de Calificar
Muestra el progreso de calificación de cada evaluación creada: cuántos estudiantes matriculados ya fueron calificados y cuántos faltan. Le permite identificar qué docentes tienen evaluaciones atrasadas.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, período académico, sección |
| Indicadores (KPIs) | Total de evaluaciones, completadas (100%), con pendientes, progreso promedio (%) y docente con más calificaciones atrasadas |
Columnas de la tabla: Sección, asignatura, nombre de la evaluación, período, docente, fecha, matriculados, calificados, pendientes y porcentaje de progreso (con semáforo).
Consejo
Utilice este reporte antes del cierre de cada período académico para asegurarse de que todos los docentes han completado sus calificaciones. Las evaluaciones aparecen ordenadas de menor a mayor progreso, mostrando primero las más atrasadas.
R-16 — Ranking de Estudiantes
Listado de alumnos ordenados por promedio general con indicadores de podio (🥇🥈🥉).
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, período, sección, grado |
| Uso típico | Actos de premiación, identificación de alumnos destacados |
5. Reportes de Guardianes
Estos reportes le ayudan a verificar que la información de los padres y tutores esté completa y que puedan acceder al portal de padres sin problemas.
R-01 — Padres sin Acceso al Portal
Identifica guardianes que no han iniciado sesión en el portal de padres o que no tienen cuenta creada.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección |
| Uso típico | Campañas de activación del portal de padres |
R-02 — Padres sin Medios de Comunicación
Guardianes que no tienen ni teléfono ni correo electrónico registrado. Sin estos datos, la institución no puede contactarlos.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección |
| Uso típico | Actualización de datos al inicio del año lectivo |
R-11 — Actividad del Portal de Padres
Historial de accesos y actividad de los tutores en el portal de padres.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección, canal (email/WhatsApp) |
| Uso típico | Medir la adopción del portal y detectar guardianes inactivos |
R-12 — Guardianes sin Cuenta en Portal
Guardianes que no tienen ningún registro en el portal de padres. Distingue cuáles tienen email disponible para crear su cuenta.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección |
| Uso típico | Identificar guardianes a quienes se les puede enviar invitación directa |
R-17 — Estudiantes sin Tutor
Estudiantes con matrícula activa que no tienen ningún guardián vinculado en el sistema.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, sección |
| Uso típico | Verificación de datos durante el proceso de matrícula |
Importante
Un estudiante sin guardián vinculado no aparecerá en el portal de padres y no se le podrán enviar notificaciones a su familia.
R-18 — Tutores sin Estudiantes
Guardianes registrados en el sistema que no tienen ningún vínculo con estudiantes. Son registros huérfanos que podrían necesitar limpieza.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Ninguno (reporte global) |
| Uso típico | Mantenimiento y limpieza de la base de datos de guardianes |
6. Reportes Administrativos
Reportes orientados a la gestión de recursos: docentes, matrícula e infraestructura.
R-09 — Docentes y Carga Académica
Listado de docentes con sus secciones, materias asignadas, total de cursos activos y horas semanales de clase.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, grado, sección |
| Uso típico | Planificación de la carga horaria y distribución equitativa de cursos |
R-10 — Matrícula por Sección y Grado
Estado de matrículas activas, retiradas o inactivas por sección, con el porcentaje de ocupación del aula física asignada.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo, grado, sección |
| Uso típico | Planificación de apertura o cierre de secciones según demanda |
R-15 — Uso de Aulas y Horarios
Para cada aula física del colegio, muestra la sección asignada, la capacidad vs matrícula activa, los bloques horarios semanales, horas de clase y cantidad de materias. Incluye un indicador de nivel de uso.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Filtros disponibles | Año lectivo |
| Indicadores (KPIs) | Total de aulas, ocupación promedio (%), aulas saturadas (>90%), aulas sin uso |
Columnas de la tabla: Aula, sección asignada, grado, tutor, capacidad, matriculados, porcentaje de ocupación (semáforo), bloques por semana, horas por semana, materias y nivel de uso (Saturada/Óptima/Baja/Vacía).
Consejo
Un aula marcada como Saturada (más del 90% de su capacidad) le indica que podría necesitar redistribuir estudiantes. Un aula Vacía sin matrícula activa podría reasignarse o utilizarse para actividades extracurriculares.
7. Resumen del Catálogo Completo
| ID | Reporte | Categoría | Prioridad |
|---|---|---|---|
| R-01 | Padres sin Acceso al Portal | Guardianes | Alta |
| R-02 | Padres sin Medios de Comunicación | Guardianes | Alta |
| R-03 | Alumnos con Pagos Pendientes | Financiero | Alta |
| R-04 | Estudiantes con Incidencias | Académico | Alta |
| R-05 | Problemas de Asistencia | Académico | Alta |
| R-06 | Estudiantes sin Código Estudiantil | Académico | Alta |
| R-07 | Estudiantes en Riesgo Académico | Académico | Alta |
| R-08 | Evaluaciones Pendientes de Calificar | Académico | Alta |
| R-09 | Docentes y Carga Académica | Administrativo | Alta |
| R-10 | Matrícula por Sección y Grado | Administrativo | Media |
| R-11 | Actividad del Portal de Padres | Guardianes | Media |
| R-12 | Guardianes sin Cuenta en Portal | Guardianes | Media |
| R-13 | Resumen de Ingresos | Financiero | Alta |
| R-14 | Egresos e Historial de Gastos | Financiero | Alta |
| R-15 | Uso de Aulas y Horarios | Administrativo | Media |
| R-16 | Ranking de Estudiantes | Académico | Media |
| R-17 | Estudiantes sin Tutor | Guardianes | Alta |
| R-18 | Tutores sin Estudiantes | Guardianes | Media |
Nota técnica
Todos los reportes de estudiantes filtran únicamente alumnos con matrícula activa (estado de matrícula = matriculado). Los estudiantes retirados o inactivos no aparecen en los resultados.