Rapports du Système
1. Que sont les Rapports ?
Le module Rapports est un outil d'analyse qui vous permet d'obtenir des informations consolidées sur différents aspects de l'établissement : rendement académique, situation financière, données des tuteurs et infrastructure. Chaque rapport présente des indicateurs clés (KPIs) dans la partie supérieure et un tableau détaillé avec les informations ventilées.
Conseil
Les rapports peuvent être filtrés par année scolaire, période, section, classe et plage de dates selon le cas. Utilisez les filtres du panneau latéral pour cibler l'information sur ce dont vous avez besoin.
2. Accès au Module
Depuis le menu latéral, sélectionnez Salle Virtuelle → Rapports. Vous verrez un catalogue de cartes organisées par catégorie. Chaque carte affiche le nom, la description et un indicateur de priorité (haute, moyenne ou basse) qui vous aide à identifier les rapports les plus critiques pour votre gestion quotidienne.
3. Rapports Financiers
Les rapports financiers vous permettent d'avoir une vision complète du flux d'argent de l'établissement : ce qui a été encaissé, ce qui est en attente et ce qui a été dépensé.
R-03 — Élèves avec Paiements en Retard
Identifie les élèves ayant des échéances échus, c'est-à-dire des paiements dont la date d'échéance est passée et qui n'ont pas encore été payés.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section, plage de dates, poste, arrangement de paiement |
| Indicateurs (KPIs) | Élèves en retard, total en attente en C$, total en attente en $, moyenne de jours de retard |
Colonnes du tableau : Élève, section, poste(s) de paiement, montant, devise, date d'échéance, jours de retard (avec feu tricolore), arrangement de paiement (le cas échéant), tuteur et contact du tuteur.
Important
Le feu tricolore des jours de retard fonctionne ainsi : plus de 30 jours marqué en rouge (critique), entre 15 et 30 jours en jaune (avertissement), et moins de 15 jours en bleu (informatif). Cela vous permet de prioriser la gestion des encaissements.
R-13 — Résumé des Recettes
C'est le complément du R-03 : tandis que celui-ci montre ce qui reste à encaisser, ce rapport montre ce qui a déjà été encaissé. Il vous permet de connaître le montant collecté par l'établissement sur une période donnée.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section, plage de dates |
| Indicateurs (KPIs) | Encaissé en C$, encaissé en $, paiements traités (avec nombre d'élèves), mode de paiement principal |
Colonnes du tableau : Élève, section, poste(s), montant du paiement, montant encaissé, devise, date d'échéance, date de paiement, mode de paiement et numéro de facture.
Conseil
Comparez les totaux encaissés du R-13 avec les montants en attente du R-03 pour avoir une photographie complète de la santé financière de l'établissement. Le filtre de plage de dates vous permet d'analyser les encaissements mois par mois.
R-14 — Dépenses et Historique des Sorties
Liste toutes les dépenses enregistrées dans le système, regroupées par type, bénéficiaire et état du paiement. Il vous permet de suivre l'utilisation des fonds de l'établissement.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, plage de dates |
| Indicateurs (KPIs) | Total des dépenses en C$, total en $, nombre d'enregistrements (dont payés), rubrique avec la dépense la plus élevée |
Colonnes du tableau : Date, type de dépense (ex : Frais de déplacement, Remboursement, Achats mineurs), bénéficiaire, description, montant, devise, mode de paiement, état (Payé/En attente/Annulé), référence et numéro de reçu.
Bilan financier
Avec les rapports R-03, R-13 et R-14, vous disposez d'un cycle financier complet :
- R-03 : Combien on vous doit (créances)
- R-13 : Combien vous avez reçu (recettes)
- R-14 : Combien vous avez dépensé (dépenses)
4. Rapports Académiques
Ces rapports vous aident à suivre le rendement académique des élèves et l'avancement des enseignants dans leurs évaluations.
R-04 — Élèves avec Incidents
Registre des incidents disciplinaires avec l'état actuel et l'enseignant impliqué.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section, état de l'incident, plage de dates |
| Utilisation type | Identifier les schémas de comportement et assurer le suivi des cas ouverts |
R-05 — Problèmes d'Assiduité
Détecte les élèves dont le pourcentage d'assiduité est en dessous du seuil configuré dans le système. Inclut le contact du tuteur pour faciliter la communication.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section, seuil d'assiduité (%) |
| Utilisation type | Intervention précoce auprès des élèves à risque d'abandon par absentéisme |
R-06 — Élèves sans Code Étudiant
Liste les élèves inscrits qui n'ont pas de code étudiant attribué. Cela peut affecter la génération des bulletins et documents officiels.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section |
| Utilisation type | Vérification des données incomplètes en début d'année scolaire |
R-07 — Élèves en Risque Académique
Identifie les élèves ayant un faible rendement en combinant trois facteurs : moyenne des notes, pourcentage d'assiduité et nombre d'incidents disciplinaires.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, période, section, classe |
| Utilisation type | Réunions du conseil pédagogique pour définir des plans d'accompagnement |
Important
C'est l'un des rapports les plus précieux pour la prise de décision. Il croise les informations de trois modules distincts (notes, assiduité et incidents) dans une seule vue.
R-08 — Évaluations en Attente de Notation
Affiche la progression de la notation de chaque évaluation créée : combien d'élèves inscrits ont déjà été notés et combien restent. Il vous permet d'identifier quels enseignants ont des évaluations en retard.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, période académique, section |
| Indicateurs (KPIs) | Total des évaluations, complétées (100%), avec éléments en attente, progression moyenne (%) et enseignant avec le plus de notations en retard |
Colonnes du tableau : Section, matière, nom de l'évaluation, période, enseignant, date, inscrits, notés, en attente et pourcentage de progression (avec feu tricolore).
Conseil
Utilisez ce rapport avant la clôture de chaque période académique pour vous assurer que tous les enseignants ont complété leurs notations. Les évaluations apparaissent triées de la progression la plus faible à la plus élevée, montrant d'abord les plus en retard.
R-16 — Classement des Élèves
Liste des élèves classés par moyenne générale avec indicateurs de podium (🥇🥈🥉).
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, période, section, classe |
| Utilisation type | Cérémonies de remise de prix, identification des élèves distingués |
5. Rapports des Tuteurs
Ces rapports vous aident à vérifier que les informations des parents et tuteurs sont complètes et qu'ils peuvent accéder au portail des parents sans problème.
R-01 — Parents sans Accès au Portail
Identifie les tuteurs qui ne se sont pas connectés au portail des parents ou qui n'ont pas de compte créé.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section |
| Utilisation type | Campagnes d'activation du portail des parents |
R-02 — Parents sans Moyen de Communication
Tuteurs qui n'ont ni téléphone ni adresse e-mail enregistrés. Sans ces données, l'établissement ne peut pas les contacter.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section |
| Utilisation type | Mise à jour des données en début d'année scolaire |
R-11 — Activité du Portail des Parents
Historique des accès et activité des tuteurs sur le portail des parents.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section, canal (e-mail/WhatsApp) |
| Utilisation type | Mesurer l'adoption du portail et détecter les tuteurs inactifs |
R-12 — Tuteurs sans Compte Portail
Tuteurs qui n'ont aucun enregistrement sur le portail des parents. Distingue ceux qui ont un e-mail disponible pour créer leur compte.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section |
| Utilisation type | Identifier les tuteurs à qui une invitation directe peut être envoyée |
R-17 — Élèves sans Tuteur
Élèves avec inscription active qui n'ont aucun tuteur lié dans le système.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, section |
| Utilisation type | Vérification des données lors du processus d'inscription |
Important
Un élève sans tuteur lié n'apparaîtra pas dans le portail des parents et aucune notification ne pourra être envoyée à sa famille.
R-18 — Tuteurs sans Élèves
Tuteurs enregistrés dans le système qui n'ont aucun lien avec des élèves. Ce sont des enregistrements orphelins qui pourraient nécessiter un nettoyage.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Aucun (rapport global) |
| Utilisation type | Maintenance et nettoyage de la base de données des tuteurs |
6. Rapports Administratifs
Rapports orientés vers la gestion des ressources : enseignants, inscriptions et infrastructure.
R-09 — Enseignants et Charge Académique
Liste des enseignants avec leurs sections, matières assignées, total de cours actifs et heures hebdomadaires de cours.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, classe, section |
| Utilisation type | Planification de la charge horaire et répartition équitable des cours |
R-10 — Inscriptions par Section et Classe
État des inscriptions actives, retirées ou inactives par section, avec le pourcentage d'occupation de la salle de classe physique assignée.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire, classe, section |
| Utilisation type | Planification de l'ouverture ou fermeture de sections selon la demande |
R-15 — Utilisation des Salles et Emplois du Temps
Pour chaque salle physique de l'établissement, affiche la section assignée, la capacité vs inscriptions actives, les créneaux horaires hebdomadaires, les heures de cours et le nombre de matières. Inclut un indicateur de niveau d'utilisation.
| Donnée | Détail |
|---|---|
| Filtres disponibles | Année scolaire |
| Indicateurs (KPIs) | Total des salles, occupation moyenne (%), salles saturées (>90%), salles inutilisées |
Colonnes du tableau : Salle, section assignée, classe, tuteur, capacité, inscrits, pourcentage d'occupation (feu tricolore), créneaux par semaine, heures par semaine, matières et niveau d'utilisation (Saturée/Optimale/Basse/Vide).
Conseil
Une salle marquée comme Saturée (plus de 90% de sa capacité) vous indique qu'il pourrait être nécessaire de redistribuer les élèves. Une salle Vide sans inscription active pourrait être réaffectée ou utilisée pour des activités extrascolaires.
7. Résumé du Catalogue Complet
| ID | Rapport | Catégorie | Priorité |
|---|---|---|---|
| R-01 | Parents sans Accès au Portail | Tuteurs | Haute |
| R-02 | Parents sans Moyen de Communication | Tuteurs | Haute |
| R-03 | Élèves avec Paiements en Retard | Financier | Haute |
| R-04 | Élèves avec Incidents | Académique | Haute |
| R-05 | Problèmes d'Assiduité | Académique | Haute |
| R-06 | Élèves sans Code Étudiant | Académique | Haute |
| R-07 | Élèves en Risque Académique | Académique | Haute |
| R-08 | Évaluations en Attente de Notation | Académique | Haute |
| R-09 | Enseignants et Charge Académique | Administratif | Haute |
| R-10 | Inscriptions par Section et Classe | Administratif | Moyenne |
| R-11 | Activité du Portail des Parents | Tuteurs | Moyenne |
| R-12 | Tuteurs sans Compte Portail | Tuteurs | Moyenne |
| R-13 | Résumé des Recettes | Financier | Haute |
| R-14 | Dépenses et Historique des Sorties | Financier | Haute |
| R-15 | Utilisation des Salles et Emplois du Temps | Administratif | Moyenne |
| R-16 | Classement des Élèves | Académique | Moyenne |
| R-17 | Élèves sans Tuteur | Tuteurs | Haute |
| R-18 | Tuteurs sans Élèves | Tuteurs | Moyenne |
Note technique
Tous les rapports d'élèves filtrent uniquement les élèves avec inscription active (état d'inscription = inscrit). Les élèves retirés ou inactifs n'apparaissent pas dans les résultats.