Inscriptions (Inscription des Élèves)

L'Inscription est le processus par lequel un élève est formellement inscrit dans une section spécifique au sein d'une année scolaire. C'est la dernière étape de la chaîne de configuration de la Structure Académique, qui relie directement l'élève à son groupe de classe.

Chemin d'accès : Menu latéral → Structure Académique → Inscriptions

Concept clé

Une inscription n'est pas la même chose qu'un dossier d'élève. L'élève est créé une seule fois dans Personnes → Élèves, mais peut avoir de multiples inscriptions au fil des années. Chaque élève peut avoir une seule inscription par année scolaire.

---

Structure d'une Inscription

Chaque enregistrement d'inscription lie un élève à une section au sein d'une année scolaire, et porte un état qui reflète la condition académique de l'élève.

Champ	Description	Exemple
Année Scolaire	Cycle scolaire auquel appartient l'inscription	2026-2027
Section	Niveau et groupe où l'élève est inscrit	7e A
Élève	Nom complet de l'élève	Ana Elizabeth Rojas Murillo
Date	Date à laquelle l'inscription a été formalisée	26/01/2026
État	Condition actuelle de l'inscription	Inscrit

---

Vue Générale — Liste des Inscriptions

En accédant au module, le système affiche un tableau avec toutes les inscriptions enregistrées pour la période scolaire active. La vue inclut un compteur total dans l'en-tête (ex : Inscriptions 419) et une pagination automatique.

Colonnes du tableau

Colonne	Description
Année Scolaire ↑	Cycle scolaire auquel appartient l'inscription (ex : 2026-2027). Triable.
Section	Niveau et groupe où l'élève est inscrit (ex : 7e A, 8e B).
Élève	Nom complet de l'élève inscrit.
Date	Date à laquelle l'inscription a été réalisée (format JJ/MM/AAAA).
État	État actuel de l'inscription. Affiché sous forme de badge de couleur.

Conseil

La colonne Année Scolaire peut être triée de manière ascendante ou descendante en cliquant sur l'en-tête de la colonne.

---

États d'Inscription

Le système gère sept états qui reflètent toutes les conditions possibles d'un élève durant le cycle scolaire. Chaque état possède une couleur visuelle distinctive pour faciliter son identification rapide dans les tableaux.

État	Couleur	Description
🟢 Inscrit	Vert	État actif. L'élève est formellement inscrit et participe à toutes les activités académiques.
🔵 En Cours	Teal	L'inscription est en cours de traitement. Il peut manquer des documents ou une approbation.
🟡 Non Inscrit	Jaune	L'élève existe dans le système mais n'a pas complété le processus d'inscription pour ce cycle.
⚪ Inactif	Gris	L'élève a cessé de fréquenter l'établissement sans procédure formelle. L'historique est conservé.
🔴 Expulsé	Rouge	Exclusion disciplinaire définitive de l'établissement scolaire.
🟣 Suspendu	Violet	Exclusion temporaire pour motifs disciplinaires. L'élève peut être réintégré.
🟠 Retiré	Orange	Le parent ou tuteur a formellement demandé le retrait de l'élève.

Important

L'état « Inscrit » est un état de base du système et ne peut être ni supprimé ni renommé depuis l'administration. Les autres états peuvent être gérés depuis Gestion Administrative → Catégories → État d'Inscription.

Note

Les états sont entièrement configurables. L'administrateur du système peut ajouter, renommer ou changer les couleurs des états depuis Paramètres → Catégories → catégorie « État d'Inscription ».

---

Filtres et Recherche

Le module d'inscriptions utilise un système de filtres en cascade similaire à celui des cours. La barre de filtres permet de localiser les inscriptions rapidement et précisément. Tous les filtres s'appliquent en combinaison et les résultats se mettent à jour en temps réel.

Filtres disponibles

Filtre	Type	Comportement
Année Scolaire	Menu déroulant	En sélectionnant une année, les sections correspondantes sont chargées. En le vidant, les sections sont vidées.
Section	Menu déroulant	Dépend de l'année scolaire sélectionnée (sélecteur en cascade). Filtre les inscriptions par niveau et groupe.
État	Menu déroulant	Filtre par l'un des 7 états d'inscription.
Élève	Champ de texte libre	Recherche par nom de l'élève. Appuyez sur Entrée pour exécuter.

Conseil

Le moteur de recherche d'élèves est insensible aux accents et aux majuscules. Vous pouvez taper « MARTINEZ » ou « martinez » et vous obtiendrez les mêmes résultats.

Règle de Cascade

Année Scolaire → Section → [Tableau des Inscriptions]

En changeant l'année scolaire :

1. Les sections sont rechargées automatiquement avec celles qui appartiennent à cette année.
2. La section précédemment sélectionnée est vidée.
3. Le tableau se met à jour pour afficher les inscriptions du nouveau filtre.

Important

Le champ Section est un sélecteur en cascade : il n'affiche que les sections de l'Année Scolaire sélectionnée. Si vous videz l'Année Scolaire, la Section est également vidée automatiquement.

---

Créer une Nouvelle Inscription

Pour créer une inscription, vous devez d'abord sélectionner une Année Scolaire et une Section dans les filtres. C'est seulement alors que le bouton ➕ apparaîtra dans le coin supérieur droit.

Étapes pour inscrire un élève

1. Sélectionnez l'Année Scolaire dans le filtre supérieur.
2. Sélectionnez la Section où vous souhaitez inscrire l'élève.
3. Cliquez sur le bouton ➕ (apparaît uniquement lorsque les deux filtres sont sélectionnés).
4. La boîte de dialogue Inscription s'ouvre avec les champs à compléter.

Champs du formulaire

Champ	Type	Obligatoire	Description
Année Scolaire	Lecture seule	—	Hérité automatiquement du filtre. Non modifiable.
Section	Lecture seule	—	Hérité automatiquement du filtre. Non modifiable.
Élève	Sélecteur avec recherche	✅	Liste des élèves enregistrés dans le système. Recherche par nom possible.
Date	Sélecteur de date	✅	Date d'inscription. Affiche par défaut la date du jour.
État	Sélecteur	Non	État initial de l'inscription. Par défaut : Inscrit.

5. Cliquez sur Enregistrer (💾) pour valider l'inscription, ou Annuler (✕) pour abandonner.

Conseil

Les champs Année Scolaire et Section apparaissent en gris avec bordure en pointillés, indiquant qu'ils sont des valeurs héritées du contexte de filtre et ne peuvent pas être modifiés depuis la boîte de dialogue. Le champ Élève utilise un moteur de recherche intelligent — en commençant à taper le nom, le système affichera des suggestions avec les élèves enregistrés correspondants.

Important

Si vous ne voyez pas le bouton +, vérifiez que vous avez sélectionné à la fois l'Année Scolaire et la Section dans la barre de filtres.

---

Modifier une Inscription

Pour modifier une inscription existante :

1. Localisez l'inscription dans le tableau (utilisez les filtres si nécessaire).
2. Cliquez sur le menu ⋮ (trois points) au début de la ligne de l'élève.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Dans la boîte de dialogue de modification, vous pouvez modifier :
   • La Date d'inscription.
   • L'État de l'inscription (ex : changer de « Inscrit » à « Retiré »).

5. Cliquez sur Enregistrer (💾).

Note

Lors de la modification d'une inscription, le champ Élève apparaît en lecture seule pour éviter les changements accidentels d'identité. Si vous devez changer l'élève, supprimez l'inscription actuelle et créez-en une nouvelle. Les champs Année Scolaire et Section restent également bloqués en mode modification.

Conseil

Le cas le plus courant de modification est le changement d'état : par exemple, de « Inscrit » à « Retiré » lorsqu'un élève quitte l'établissement en cours d'année. Depuis le menu d'actions, vous pouvez également accéder directement à la fiche de l'élève en cliquant sur l'icône d'élève (🎓). Cela vous redirige vers Personnes → Élèves avec le dossier de l'élève sélectionné.

---

Supprimer une Inscription

Avertissement d'Intégrité

La suppression d'une inscription est protégée par le système. Il ne sera pas permis de supprimer une inscription si l'élève a des paiements enregistrés qui y sont associés. Vous devrez d'abord gérer ou supprimer les paiements concernés.

Pour supprimer une inscription :

1. Cliquez sur le menu ⋮ au début de la ligne.
2. Sélectionnez Supprimer.
3. Confirmez l'action dans la boîte de dialogue de confirmation.

Règles de protection des données

Donnée associée	Restriction	Effet
Paiements	Protégé	Impossible de supprimer l'inscription si elle a des paiements associés

De même, les inscriptions sont également protégées contre les suppressions depuis leurs données associées :

Relation avec	Restriction à la suppression	Signification
Élèves	Protégé	Impossible de supprimer un élève qui a des inscriptions
Sections	Protégé	Impossible de supprimer une section qui a des inscriptions
Années scolaires	Protégé	Impossible de supprimer une année scolaire qui a des inscriptions
États d'inscription	Protégé	Impossible de supprimer un état qui est en cours d'utilisation

Conclusion

Le système est entièrement protégé contre la perte de données par suppression accidentelle. Toutes les relations sont protégées, ce qui signifie qu'aucun enregistrement ne peut être supprimé s'il a des dépendances actives. Si l'élève a déjà des notes enregistrées, il est recommandé de changer l'état à « Retiré » plutôt que de supprimer, afin de conserver l'historique académique.

---

Exportation vers Excel

Le module permet de télécharger la liste des inscriptions au format Microsoft Excel (.xlsx).

Comment exporter

1. Configurez les filtres souhaités (année scolaire, section, état ou recherche d'élève).
2. Cliquez sur le bouton Excel (icône de feuille de calcul verte 📊) dans le coin supérieur droit.
3. Le fichier se télécharge automatiquement avec le nom : Matrícula-JJ-MM-AAAA HH-mm.xlsx

Colonnes du rapport Excel

Colonne	Contenu
A	Année Scolaire
B	Section
C	Élève
D	Date d'Inscription
E	État

Conseil

L'exportation respecte les filtres actifs. Si vous avez sélectionné une section spécifique, seules les inscriptions de cette section seront exportées. Pour exporter toutes les inscriptions de l'année, laissez les filtres de Section et État vides.

---

Actions du Menu par Ligne

Chaque ligne dans le tableau des inscriptions dispose d'un menu à trois points (⋮) avec les options suivantes :

Action	Icône	Description
Modifier	✏️	Ouvre la boîte de dialogue pour modifier la date et l'état
Élève	🎓	Navigue directement vers la fiche de l'élève dans Personnes → Élèves
Supprimer	🗑️	Supprime l'inscription (nécessite confirmation et absence de paiements)

Conseil

L'action Élève est un raccourci très utile. Il permet de naviguer vers le dossier complet de l'élève sans avoir à le chercher manuellement dans le module Personnes.

---

Flux de Travail Recommandé

Le module d'Inscriptions est le point final de la chaîne de configuration. Avant de pouvoir inscrire des élèves, assurez-vous d'avoir complété les étapes suivantes dans l'ordre :

Étape	Module	Action
1️⃣	Périodes Scolaires	Créer l'année scolaire (ex : 2026-2027)
2️⃣	Périodes Académiques	Définir les périodes d'évaluation (bimestres, trimestres)
3️⃣	Sections	Créer les niveaux et groupes (7e A, 8e B, etc.)
4️⃣	Cours	Assigner les matières et enseignants à chaque section
5️⃣	Inscriptions	Inscrire les élèves dans leurs sections respectives

Conseil

Une fois inscrit, l'élève apparaîtra automatiquement dans les listes d'assiduité, évaluations et activités de la salle virtuelle de tous les cours assignés à sa section.

---

Relation entre les Inscriptions et les Autres Modules

L'inscription est le lien fondamental entre l'élève et le système académique. Sans inscription, l'élève n'existe tout simplement pas au sein d'une section :

Module	Relation avec l'Inscription
Sections	L'inscription assigne l'élève à une section spécifique
Assiduité	Seuls les élèves inscrits apparaissent dans les listes d'assiduité
Évaluations	Seuls les élèves inscrits peuvent recevoir des notes
Bulletins	Les rapports académiques sont générés pour les élèves avec une inscription active
Facturation	Les frais sont générés automatiquement lors de l'inscription d'un élève
Salle Virtuelle	L'élève accède à la salle virtuelle des cours de sa section

---

Résumé de Navigation — Inscriptions

Élément	Emplacement	Fonction
🔍 Loupe	Coin supérieur droit	Activer la recherche (non applicable, les filtres sont toujours visibles)
➕ Plus	Coin supérieur droit	Créer une nouvelle inscription (nécessite Année Scolaire et Section sélectionnées)
📊 Excel	Coin supérieur droit	Télécharger la liste au format .xlsx
Année Scolaire	Barre de filtres (première colonne)	Filtrer par cycle scolaire — déclenche le chargement des sections
Section	Barre de filtres (deuxième colonne)	Filtrer par niveau et groupe
État	Barre de filtres (troisième colonne)	Filtrer par état d'inscription
Élève	Barre de filtres (quatrième colonne)	Recherche par nom de l'élève
⋮ Trois points	Début de chaque ligne	Actions : Modifier, Voir Élève, Supprimer
💾 Enregistrer	Dans la boîte de dialogue	Confirmer la création ou la modification
✕ Annuler	Dans la boîte de dialogue	Annuler les modifications

---

Navigation du Module

Chemin	Description
Structure Académique	Vue d'ensemble du module
Périodes	Cycles scolaires et périodes d'évaluation
Sections	Niveaux et groupes de classe
Cours	Matières, enseignants et types de notation