💰 Paiements — Manuel de Caisse

Le module Paiements est le système de facturation et d'encaissement du SGA. Il gère l'ensemble du cycle financier : génération de factures (FAC-YYYY-NNNN), encaissement total ou partiel, émission de reçus vérifiables par QR, remboursements, arrangements de paiement, clôture de caisse et analyse financière.

👤 Profil principal : Caissier(ère) / Administration Financière

Accès : Gestion Administrative → Caisse → Paiements

Permissions requises :

Permission	Portée
Gestion des paiements	Créer, modifier, supprimer, encaisser, rembourser
Consultation des paiements	Lecture seule : liste, tableau de bord, consultations

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1. Cycle de Vie d'une Facture

Chaque facture du SGA suit un cycle de trois états comptables :

État	Indicateur	Signification comptable
En attente	🟡 Jaune	Créance — aucun mouvement de caisse enregistré
Partiel	🟠 Orange	Créance avec acompte(s) — solde restant
Payé	🟢 Vert	Créance soldée — reçu généré (REC-XXXXXX)

Numérotation automatique

Le système génère automatiquement :

• Numéro de facture : FAC-YYYY-NNNN (ex : FAC-2026-0001) — séquentiel par année
• Numéro de reçu : FAC-YYYY-NNNN/N (ex : FAC-2026-0001/1, /2, /3...) — incrémente avec chaque transaction

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2. Liste des Paiements

En accédant au module, la liste maîtresse de toutes les factures de l'année scolaire s'affiche avec recherche par nom d'élève.

Filtres disponibles

Filtre	Description
Année Scolaire	Période académique (ex : 2026-2027)
Niveau	Filtre par niveau éducatif (Préscolaire, Primaire, Secondaire)
Section	Classe/section spécifique (ex : 11e A) — chargé selon l'année
État	En attente, Partiel, Payé ou Échu
Du / Au	Plage de dates d'échéance
Devise	Córdobas (NIO), Dollars (USD) ou autre devise configurée
Recherche	Texte libre — recherche par nom de l'élève (insensible aux accents)

Colonnes du tableau

Colonne	Description
N° Facture	Identifiant FAC-YYYY-NNNN
Élève	Nom complet de l'élève
Année Scolaire	Période correspondante
Section	Classe de l'élève
Postes	Détail des rubriques facturées
Montant	Montant total de la facture
Total Versé	Somme des transactions partielles enregistrées
Solde Restant	Différence : Montant − Total Versé
État	Badge de couleur selon le cycle de vie
Date de Paiement	Date à laquelle le paiement complet a été enregistré
Échéance	Date limite de paiement

Barre d'outils

Icône	Action	Description
🔍	Rechercher	Active la recherche rapide par texte
➕	Nouveau Paiement	Crée une facture individuelle
📋	Paiement Anticipé	Génère plusieurs échéances futures pour un élève
👥	Génération en Masse	Crée des paiements en lot pour une section complète
📊	Tableau de bord	Accède au panneau analytique financier
🧾	Clôture de Caisse	Génère la clôture de caisse par plage de dates
📄	Exporter Excel	Télécharge la liste filtrée au format Excel
📷	Vérifier QR	Ouvre le scanner pour valider les reçus

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3. Actions par Facture

Chaque ligne du tableau dispose d'un menu contextuel (⋮) avec des actions selon l'état :

Action	Disponible quand	Description
Acomptes	Toujours	Panneau de transactions : historique, barre de progression, enregistrer un nouvel acompte
Payer	En attente / Partiel	Formulaire rapide pour couvrir le solde total
Rembourser	Payé	Génère un remboursement comme dépense comptable
Élève	Toujours	Navigue vers le dossier de l'élève
Modifier	En attente / Partiel	Modifie le poste, le montant ou la date d'échéance
Supprimer	Uniquement si sans acomptes	Supprime la facture du système

Règles d'intégrité comptable

• Une facture Payée ne peut être ni modifiée ni supprimée — cela protège l'intégrité du reçu émis.
• Une facture avec des acomptes enregistrés ne peut pas être supprimée — les transactions doivent d'abord être annulées.
• Un acompte ne peut pas dépasser le solde restant de la facture.

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4. Enregistrer un Acompte (Paiement Partiel)

Le panneau d'acomptes est le cœur du flux de caisse. Il affiche la progression de l'encaissement et permet d'enregistrer des transactions partielles.

Facture En attente (0%)

Facture Payée (100%)

Procédure pas à pas

1. Dans la liste, localisez la facture → menu ⋮ → Acomptes
2. Dans le panneau d'acomptes, complétez :

Champ	Requis	Description
Montant	✅	Montant à verser (ne peut pas dépasser le solde restant)
Mode de paiement	✅	Espèces, Virement, Carte, Chèque, etc.
Date	✅	Date de la transaction (par défaut : aujourd'hui)
Référence	—	Numéro de référence bancaire ou justificatif (max. 20 caractères)
Observation	—	Note interne sur la transaction

3. Appuyez sur « Enregistrer Acompte »
4. Le système automatiquement :
   • Crée un enregistrement de transaction avec numéro de reçu FAC-YYYY-NNNN/N
   • Met à jour la barre de progression visuelle
   • Change l'état : En attente → Partiel ou Partiel → Payé
   • Envoie une notification push au tuteur de l'élève

Pour les caissier(ère)s

Chaque acompte génère un reçu imprimable indépendant. Utilisez « Payer » (menu ⋮) uniquement lorsque le parent couvre le solde complet en une seule transaction. Pour tout montant partiel, utilisez « Acomptes ».

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5. Traiter un Paiement Total

Raccourci rapide lorsque le parent couvre 100% du solde en une seule transaction.

Champ	Description
Total	Solde restant (lecture seule)
Date de Paiement	Date de la transaction (par défaut : aujourd'hui)
Mode de Paiement	Espèces, Virement, Carte, etc.
Référence	Justificatif bancaire (optionnel, max. 20 caractères)

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6. Créer un Paiement Individuel

Pour facturer un élève spécifique, utilisez le bouton ➕ de la barre d'outils.

Champs du formulaire

Champ	Requis	Description
Élève	✅	Sélectionnez l'élève inscrit
Devise	✅	Devise de facturation (NIO par défaut)
Date d'échéance	✅	Date limite de paiement
Description	—	Note visible sur la facture et le reçu

Lignes de détail (Postes)

Chaque facture peut avoir plusieurs lignes de poste :

Champ	Description
Poste	Type de paiement : Inscription, Mensualité/Pension, Uniforme, Transport, etc.
Montant	Montant par poste
Bouton +	Ajoute une ligne supplémentaire

Le montant total de la facture est la somme automatique de toutes les lignes de détail.

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7. Paiements Anticipés (Échéances Multiples)

Cette fonction permet de générer plusieurs échéances futures pour un seul élève. Idéal pour planifier l'encaissement des mensualités de l'année complète.

Procédure

1. Appuyez sur le bouton 📋 Paiement Anticipé dans la barre d'outils
2. Sélectionnez l'élève
3. Sélectionnez le poste (ex : Mensualité)
4. Ajoutez les échéances avec leurs dates d'échéance :

Échéance	Montant	Échéance
Échéance 1	C$ 2 500,00	01/02/2026
Échéance 2	C$ 2 500,00	01/03/2026
Échéance 3	C$ 2 500,00	01/04/2026
...	...	...

5. Chaque échéance génère une facture indépendante avec son propre FAC-YYYY-NNNN

Comptabilité

Contrairement à la génération en masse (par section), les paiements anticipés sont par élève individuel et permettent de planifier le compte créditeur de l'année complète avec différents montants et dates par échéance.

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8. Génération en Masse de Paiements

Crée des factures pour tous les élèves inscrits dans une section (ou niveau complet) en une seule étape. Idéal pour les paiements récurrents comme la mensualité.

Configuration

Champ	Requis	Description
Année Scolaire	✅	Période académique
Niveau	—	Filtre optionnel (Préscolaire, Primaire, Secondaire)
Section	—	Classe spécifique. Si laissé vide, s'applique à tout le niveau
Devise	✅	Devise de facturation
Échéance	✅	Date limite de paiement pour tous les paiements

Détails (lignes de poste)

Champ	Description
Poste	Sélectionnez dans la liste des postes
Montant	Montant par élève
Bouton +	Ajoute des lignes supplémentaires (ex : mensualité + transport)

Étape de prévisualisation

Avant de confirmer, le bouton « VISUALISER » affiche :

• Nombre d'élèves qui recevront la facture
• Élèves qui ont déjà ce paiement (exclus automatiquement)
• Élèves avec arrangement de paiement type 2 (montant réduit appliqué)

Vérification obligatoire

Utilisez toujours le bouton « Visualiser » avant de confirmer. La génération en masse ne peut pas être facilement annulée — il faudrait supprimer chaque facture individuellement.

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9. Arrangements de Paiement

Les arrangements de paiement permettent d'établir des conditions spéciales pour les élèves ayant des situations financières particulières.

Accès : Gestion Administrative → Caisse → Arrangements de Paiement

Types d'arrangement

Type	Nom	Effet
Type 1	Paiement tardif autorisé	Permet le paiement hors date d'échéance sans pénalité. Informatif — n'altère pas les montants
Type 2	Montant réduit	L'élève paie un montant réduit spécifique. Appliqué automatiquement lors de la génération en masse

Champs de l'arrangement

Champ	Description
Élève	Élève bénéficiaire
Année Scolaire	Période de validité
Type	Type 1 (tardif) ou Type 2 (réduit)
Montant Réduit	Uniquement pour le Type 2 — le montant que l'élève paiera
Description	Justification de l'arrangement
Actif	Interrupteur pour activer/désactiver

Intégration avec la génération en masse

Lors de la génération d'un paiement en masse, le système détecte automatiquement les élèves avec un arrangement Type 2 et leur applique le montant réduit au lieu du montant standard. Les élèves avec un arrangement Type 1 reçoivent le même montant.

Exportation

La liste des arrangements de paiement peut être exportée vers Excel depuis le bouton de téléchargement dans la barre d'outils.

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10. Remboursements

Lorsqu'un parent demande le remboursement d'un paiement, le système permet de générer un remboursement comptable.

Prérequis

• La facture doit être à l'état Payé (✅)
• Le montant à rembourser ne peut pas dépasser le montant payé moins les remboursements antérieurs

Procédure

1. Dans la liste, localisez la facture payée → menu ⋮ → Rembourser
2. Le système affiche :
   • Nom de l'élève
   • Montant payé
   • Remboursements antérieurs (le cas échéant)
   • Solde disponible pour remboursement
3. Saisissez le montant à rembourser et la justification
4. En confirmant, le système génère un enregistrement de Dépense (type Remboursement) avec état PAYÉ

Enregistrement comptable

Le remboursement n'annule ni ne modifie la facture originale — il est enregistré comme une dépense indépendante dans le module Dépenses. Cela maintient la traçabilité comptable : l'entrée (encaissement) et la sortie (remboursement) restent comme des enregistrements séparés dans le livre de caisse.

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11. Reçus de Paiement et Vérification QR

Formats d'impression

Chaque transaction (acompte ou paiement total) génère un reçu imprimable en deux formats :

Format Voucher (Justificatif Standard)

Reçu type lettre avec :

• En-tête institutionnel (logo, nom, RUC, téléphone)
• Numéro de reçu (FAC-YYYY-NNNN/N)
• Données de l'élève et section
• Tableau des postes avec montants
• Résumé financier : Total Facture, Total Versé, Solde Restant
• Code QR de vérification avec signature numérique
• Cachet « PAYÉ EN TOTALITÉ » lorsque le solde est nul

Format POS (Imprimante Thermique)

Format optimisé pour papier thermique 80mm avec les mêmes informations dans un design compact monospace. Inclut le QR de vérification.

Système de Vérification QR

Chaque reçu inclut un code QR signé numériquement avec un code de sécurité qui garantit son authenticité.

Comment vérifier un reçu ?

1. Appuyez sur le bouton 📷 Vérifier QR dans la barre d'outils
2. Scannez le QR en utilisant :
   • Scanner USB (type pistolet) — lecture automatique par clavier
   • Caméra de l'appareil — en utilisant la caméra intégrée du navigateur
3. Le système valide la signature numérique et affiche :
   • ✅ Vérifié : Données du reçu (élève, montant, date, numéro)
   • ❌ Invalide : Alerte de reçu non reconnu ou altéré

Utilisation pratique du QR

Le QR est utile pour vérifier les reçus présentés par les parents. Si un parent dit « j'ai déjà payé » et présente un reçu, le personnel du secrétariat peut le scanner instantanément pour confirmer son authenticité sans chercher dans le système.

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12. Clôture de Caisse

La clôture de caisse génère un rapport de toutes les transactions enregistrées sur une période spécifique.

Procédure

1. Appuyez sur le bouton 🧾 Clôture de Caisse dans la barre d'outils
2. Sélectionnez la plage de dates (Du / Au)
3. Le système génère un rapport HTML qui s'ouvre dans une nouvelle fenêtre avec :
   • En-tête de l'établissement
   • Période de la clôture
   • Détail de toutes les transactions (entrées)
   • Totaux par mode de paiement
   • Total général
   • Ligne de signature du responsable de caisse
4. Utilisez le bouton Imprimer du navigateur pour générer le PDF

Pour le/la caissier(ère)

La clôture de caisse est le document présenté en fin de journée ou de poste. Elle inclut tous les encaissements enregistrés sur la période, regroupés par mode de paiement (espèces, virement, carte). Il est recommandé de faire la clôture quotidienne pour la réconciliation avec les espèces en caisse.

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13. Tableau de Bord Financier

Le tableau de bord présente un panorama complet de la santé financière de l'établissement. Accès : bouton 📊 dans la barre d'outils ou depuis le menu Tableaux de bord → Tableau de bord Paiements.

Filtres du tableau de bord

Filtre	Description
Année Scolaire	Période à analyser
Section	Filtre optionnel par classe
Devise	Devise des montants
Du / Au	Plage de dates

Indicateurs KPI

KPI	Description
Total Encaissé	Somme de tous les paiements complétés
Total En attente	Montant accumulé non encaissé
Paiements Partiels	Nombre de factures avec acomptes incomplets
Taux d'Encaissement	Pourcentage d'efficacité : Encaissé / (Encaissé + En attente) × 100
Paiements Échus	Nombre et montant des factures ayant dépassé leur date d'échéance

Graphiques analytiques

Graphique	Type	Description
Répartition par État	Camembert / Donut	Payé vs. Partiel vs. En attente vs. Échu (avec couleurs du cycle de vie)
Tendance d'Encaissement	Ligne lissée (aire)	Encaissement cumulé dans le temps
Par Mode de Paiement	Donut	Espèces, Virement, Carte, Chèque
Par Poste	Donut	Inscription, Mensualité, Uniforme, Transport, etc.
Encaissement par Section	Barres groupées	Encaissé vs. En attente par section (avec zoom sur les données)
Par Classe	Camembert	Répartition des paiements par niveau/classe

Top 10 Débiteurs

Tableau avec les élèves ayant la plus grande dette en attente :

Colonne	Description
Élève	Nom de l'élève
Section	Classe actuelle
Montant En attente	Solde total dû
Factures En attente	Nombre de factures non soldées
Jours de Retard	Maximum de jours depuis l'échéance (avec badge de couleur par gravité)

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14. Exportation vers Excel

La liste des paiements est exportée vers Excel avec tous les filtres appliqués. Utilisez le bouton 📄 de la barre d'outils.

Contenu du fichier

Le fichier Excel généré inclut 15 colonnes :

Colonne	Description
ID / N° Facture	Identifiant de la facture
Élève	Nom complet
Année Scolaire	Période académique
Section	Classe de l'élève
Postes	Rubriques facturées
Montant	Montant total
Devise	Code de devise
Total Versé	Somme des transactions
Solde Restant	Différence
État	Payé / Partiel / En attente / Échu
Date d'Échéance	Date limite
Date de Paiement	Date de règlement
Mode de Paiement	Dernier mode utilisé
Référence	Justificatif bancaire
Description	Notes de la facture

Format du fichier Excel

• Cellules colorées par état : 🟢 Payé, 🔵 Partiel, 🟡 En attente, 🔴 Échu
• Lignes alternées ombrées pour la lisibilité
• Ligne de totaux avec formules SUM à la fin
• Les filtres appliqués au moment de l'exportation sont respectés

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15. Module de Dépenses (Associé)

Accès : Gestion Administrative → Caisse → Dépenses

Le module Dépenses gère les sorties d'argent de l'établissement : paiements aux fournisseurs, achats, services et remboursements (générés depuis le module Paiements).

Inclut :

• CRUD de dépenses avec types, fournisseurs et bénéficiaires
• Flux d'états : En attente → Payé / Annulé
• Impression de justificatifs de dépense (format standard et POS)
• Vérification QR (réutilise le même système de signature numérique)
• Clôture de caisse des dépenses (partagée avec les paiements)

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Navigation du Module

Vue	Description
Liste des paiements	Liste maîtresse des factures
Tableau de bord financier	Panneau analytique financier
Arrangements de paiement	Arrangements de paiement par élève
Dépenses	Module de sorties d'argent

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Questions Fréquentes — Caissier(ère)

Question	Réponse
Puis-je modifier un paiement déjà effectué ?	Non. Les paiements effectués sont immuables pour protéger l'intégrité du reçu et de l'enregistrement comptable.
Que se passe-t-il si le parent paie moins que le total ?	Enregistrez le montant comme acompte. La facture passe à l'état Partiel et le solde restant demeure en attente. Chaque acompte génère son propre reçu.
Puis-je enregistrer un paiement avec une date passée ?	Oui. Le champ date permet de sélectionner la date réelle de la transaction. Utile pour les enregistrements rétroactifs de paiements reçus les jours précédents.
Les parents reçoivent-ils une notification ?	Oui. Lors de la génération d'un paiement ou de l'enregistrement d'un acompte, le tuteur reçoit une notification push automatique.
Comment imprimer un reçu ?	Dans le panneau Acomptes, chaque transaction dispose de boutons d'impression : Voucher (lettre) ou POS (thermique).
Comment vérifier l'authenticité d'un reçu ?	Utilisez le bouton Vérifier QR dans la barre d'outils. Scannez le code QR du reçu avec le scanner USB ou la caméra de l'appareil.
Puis-je effectuer un remboursement ?	Oui. Depuis le menu de la facture payée → Rembourser. Une dépense comptable indépendante est générée sans modifier la facture originale.
Comment générer la clôture de caisse du jour ?	Utilisez le bouton Clôture de Caisse, sélectionnez les dates du poste et générez le rapport à imprimer.
Qu'est-ce qu'un arrangement de paiement type 2 ?	C'est une remise autorisée pour un élève. Lors de la génération en masse des paiements, le système applique automatiquement le montant réduit configuré dans l'arrangement.
Puis-je encaisser en dollars ?	Oui. Le système supporte plusieurs devises. Sélectionnez la devise lors de la création du paiement ou de la génération en masse.
Comment exporter la liste des impayés ?	Filtrez par état « En attente », appliquez la plage de dates souhaitée et utilisez le bouton Exporter vers Excel. Consultez également le Top 10 Débiteurs dans le Tableau de bord.
Puis-je générer des mensualités pour un élève ?	Oui. Utilisez la fonction Paiement Anticipé (📋) pour créer plusieurs échéances avec différentes dates d'échéance pour un seul élève.