📊 Control de Stock y Kardex
El submódulo de Stock y Kardex permite supervisar en tiempo real la cantidad física y el valor monetario de los artículos disponibles en cada almacén del colegio, auditando cada entrada, salida, venta, transferencia o ajuste.
👤 Perfil principal: Responsable de Bodega / Auditor / Administración
Acceso: Menú lateral → Gestión Administrativa → Inventario → Stock
Permisos requeridos:
| Permiso | Alcance |
|---|---|
| Gestión de Inventario | Realizar ajustes de inventario, transferencias entre bodegas y arqueos |
| Consulta de Inventario | Visualizar existencias actuales y consultar el histórico del Kardex |
1. Monitor de Existencias por Almacén
La vista principal de Stock presenta una tabla interactiva con las cantidades disponibles por cada bodega física:
Columnas de la Tabla de Stock:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Almacén | Bodega donde se encuentra el inventario físico |
| Producto | Nombre y código SKU del artículo |
| Categoría | Clasificación del producto |
| Existencia Actual | Cantidad física disponible para uso o venta |
| Stock Mínimo | Umbral de seguridad configurado |
| Costo Unitario | Valor promedio de costo de adquisición |
| Valor Total | Existencia Actual × Costo Unitario (valorizado contable) |
| Estado | Badge de semáforo: 🟢 Normal, 🟠 Bajo Stock, 🔴 Agotado |
2. El Kardex Físico y Valorado
El Kardex es el registro cronológico inmutable de todas las transacciones que han afectado la existencia de un producto.
Tipos de Movimientos en el Kardex:
- ENTRADA POR COMPRA: Ingreso generado por la recepción de una Orden de Compra.
- SALIDA POR VENTA: Descuento automático generado por una factura de venta en caja.
- SALIDA POR CONSUMO: Despacho de consumibles a un docente o departamento administrativo.
- TRANSFERENCIA: Movimiento de stock entre dos bodegas del colegio.
- AJUSTE DE INVENTARIO: Corrección justificada por conteo físico o merma.
Detalle de cada fila del Kardex:
- Fecha y Hora: Momento exacto de la operación.
- Tipo de Movimiento: Concepto que originó el cambio.
- Documento de Respaldo: Nº de factura, Nº de orden de compra o comprobante de entrega.
- Cantidad (Entrada / Salida): Unidades afectadas.
- Saldo Resultante: Nueva existencia en bodega tras el movimiento.
- Usuario: Nombre del operador que registró la transacción.
3. Ajustes de Inventario y Conteos Físicos
Para cuadrar diferencias tras una toma física de inventario:
- Seleccionar el almacén y el producto a ajustar.
- Indicar el tipo de ajuste (Incremento por sobrante o Decremento por merma/daño).
- Ingresar la cantidad exacta ajustada.
- Redactar el Motivo / Justificación obligatoria (ej. Rotura durante traslado, Conteo de cierre de semestre).
- Confirmar la operación. El sistema recalcula el stock y asienta el movimiento en el Kardex.
Preguntas Frecuentes — Stock y Kardex
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Puedo tener existencias negativas? | No. El sistema bloquea ventas y salidas si no hay stock suficiente en la bodega seleccionada, previniendo descuadres. |
| ¿Cómo sé el valor monetario total de mi bodega? | En la parte superior de la vista de Stock, los indicadores KPI muestran el valor total del inventario consolidado. |
| ¿Quién puede realizar un ajuste de inventario manual? | Solo los usuarios con permisos de Gestión de Inventario; todos los ajustes quedan auditados con nombre y motivo. |
| ¿Cómo veo el historial completo de un solo producto? | En la tabla de stock, haga clic en el botón de tres puntos (⋮) junto al producto → Ver Kardex. |
| ¿Se pueden realizar transferencias entre almacenes en tiempo real? | Sí. La transferencia descuenta del almacén de origen e incrementa en el almacén de destino instantáneamente. |
| ¿Qué ocurre si devuelvo un producto vendido en caja? | Al procesar la devolución o reembolso en caja, el sistema reingresa la unidad al stock del almacén de origen. |
| ¿Cómo filtro los productos que están próximos a agotarse? | Active el filtro rápido "Bajo Stock" en la barra superior para ver solo artículos en estado de alerta. |
| ¿Puedo exportar el Kardex de un período a Excel o PDF? | Sí. Cada ficha de Kardex incluye botones de exportación para auditorías internas o externas. |
| ¿Los activos fijos serializados aparecen en el Kardex de cantidades? | Sí, registran sus entradas y bajas generales en el stock, mientras que su trazabilidad unitaria se detalla en Activos. |
| ¿Cómo se realiza el corte anual de inventario? | Se genera un reporte consolidado de existencias a la fecha de cierre y se realizan los ajustes correspondientes tras el conteo físico. |