Gestión Administrativa

La sección de Gestión Administrativa agrupa las herramientas operativas de soporte institucional: la gestión financiera de cobros, el almacenamiento de archivos en la nube y el sistema de notificaciones masivas. Este manual está orientado principalmente al rol de Cajera/Cajero y al personal administrativo.

Ruta de acceso: Menú lateral → Gestión Administrativa

Submódulos de Gestión Administrativa

💰 Cobros — Manual de Caja

El módulo de Cobros es la herramienta central para la gestión financiera del colegio. Permite registrar, dar seguimiento y cobrar las facturas de cada estudiante, gestionar pagos parciales (abonos), generar recibos automáticos y exportar reportes a Excel.

👤 Perfil principal: Cajera / Personal de Administración

1.1 Flujo General de Cobros

El proceso de cobro sigue un ciclo claro con tres estados posibles:

1.2 Lista de Cobros

Al acceder a Gestión Administrativa → Cobros, se presenta la lista maestra de todas las facturas del año lectivo.

Filtros disponibles

Columnas de la tabla

Barra de herramientas

En la esquina superior derecha de la pantalla se encuentran las acciones globales:

El badge 3185 junto al título "Cobros" indica el total de facturas en el sistema.

1.3 Acciones por Factura

Cada fila de la tabla tiene un menú contextual (⋮) con las siguientes opciones:

Panel de Abonos — Factura Pendiente

Al acceder a los abonos de una factura Pendiente, el panel muestra la barra de progreso en 0% y el formulario listo para registrar el primer pago:

Panel de Abonos — Factura Pagada

Para una factura Pagada, el panel muestra la barra de progreso completa (100%) y el historial de todas las transacciones registradas con su detalle:

Flujo para registrar un pago (Abono)

1. En la lista de cobros, ubique la factura del estudiante
2. Haga clic en el menú ⋮ de la fila correspondiente
3. Seleccione "Abonos"
4. En el panel de abonos:
   • Ingrese el monto a abonar
   • Seleccione el método de pago (Efectivo, Transferencia, Tarjeta, etc.)
   • Ingrese la fecha del pago (por defecto: fecha actual)
   • Opcionalmente agregue una observación
5. Presione "Registrar Abono"
6. El sistema automáticamente:
   • Actualiza el estado de la factura (Parcial o Pagado)
   • Genera un número de recibo REC-XXXXXX
   • Envía notificación push al tutor del estudiante

Procesar Pago (Pago Total Rápido)

Desde el menú ⋮ → Pagar, se abre el formulario de Procesar Pago que permite registrar el pago total de la factura de forma rápida:

💡 Tip: Use "Pagar" cuando el padre cubre el monto completo en una sola transacción. Para pagos parciales, use "Abonos" en su lugar.

1.4 Crear Cobro Individual

Para crear una factura individual, use el botón ➕ en la barra de herramientas:

Campos del formulario

1.5 Generación Masiva de Cobros

La función de generación masiva permite crear cobros para todos los estudiantes de una sección en un solo paso. Es ideal para cobros mensuales recurrentes como la pensión o mensualidad.

Campos del formulario

Procedimiento

1. Haga clic en el ícono 👥 (Generar Masivo) en la barra de herramientas
2. Complete la sección de Configuración con el año, sección y fecha de vencimiento
3. En la sección de Detalles, seleccione el concepto e importe
4. Use el botón + para agregar líneas adicionales si el cobro incluye varios conceptos
5. Presione "VISUALIZAR" para previsualizar los cobros que se generarán
6. Confirme la generación

⚠️ Importante: La generación masiva crea una factura por cada estudiante matriculado en la sección seleccionada. El botón "Visualizar" le permite revisar antes de confirmar. Verifique que la sección, concepto e importe sean correctos.

1.6 Recibos de Pago

Cuando un cobro alcanza el estado Pagado, el sistema genera automáticamente un recibo con número secuencial REC-XXXXXX. El recibo está disponible en dos formatos de impresión:

Formato Voucher (Comprobante Estándar)

El recibo tipo Voucher muestra toda la información financiera en un formato profesional tipo ticket:

Formato POS (Impresora Térmica)

El formato POS está optimizado para impresoras térmicas de punto de venta (papel de 80mm). Es compacto y contiene la misma información en formato reducido:

Contenido del recibo

🖨️ Impresión: Desde el panel de abonos, use el botón de impresora para elegir entre formato Voucher (papel carta) o POS (papel térmico). Los recibos incluyen un pie con la leyenda: "Todo pago entregado en caja no tiene devolución".

1.7 Dashboard Financiero

El dashboard financiero presenta un panorama completo de la salud económica del colegio. Se accede mediante el ícono 📊 en la barra de herramientas de Cobros.

Indicadores KPI disponibles

Gráficos analíticos

• Distribución por Estado: Gráfico dona mostrando Pagado vs. Pendiente vs. Parcial
• Tendencia de Recaudación: Gráfico de líneas con la recaudación acumulada en el tiempo
• Distribución por Método de Pago: Efectivo, Transferencia, Tarjeta, etc.
• Distribución por Concepto: Matrícula, Mensualidad, Uniformes, etc.
• Top 10 Deudores: Lista de los estudiantes con mayor deuda pendiente, incluyendo días de mora

1.8 Exportación a Excel

La lista de cobros puede exportarse a Excel para reportes y análisis externos. Use el ícono de hoja de cálculo 📊 (último botón de la barra de herramientas) marcado como "Generar Pagos":

El archivo Excel generado incluye:

• Todas las columnas visibles (ID, Estudiante, Año Lectivo, Sección, Importe, Estado, Fecha de Pago, Vence)
• Formato de moneda en córdobas (NIO) con separador de miles
• Codificación de colores por estado (Verde=Pagado, Amarillo=Pendiente, Naranja=Parcial)
• Filtros activos aplicados al momento de la exportación
• Cabeceras formateadas con el nombre del colegio y fecha de generación

📁 Almacenamiento

El módulo de Almacenamiento es un explorador de archivos integrado con Google Drive, diseñado para que el personal administrativo gestione documentos institucionales directamente desde el SGA.

2.1 Funcionalidades

💡 Uso recomendado: Utilice este módulo para almacenar documentos reglamentarios, circulares, formatos oficiales y cualquier archivo que deba estar accesible para el equipo administrativo.

🔔 Notificaciones

El módulo de Notificaciones permite enviar mensajes push masivos a los usuarios del sistema (padres, docentes, administradores).

3.1 Campos del formulario

3.2 Procedimiento de envío

1. Complete el Título con un asunto claro y conciso
2. Redacte el Cuerpo del Mensaje con la información relevante
3. Seleccione el grupo Enviar a según la audiencia objetivo
4. Presione el botón "ENVIAR NOTIFICACIÓN" (esquina inferior derecha)

⚠️ Importante: Las notificaciones son irreversibles. Una vez enviadas, todos los usuarios del grupo seleccionado las recibirán en su dispositivo móvil o navegador. Verifique cuidadosamente el contenido antes de enviar.

3.3 Notificaciones automáticas del sistema

Además de las notificaciones manuales, el SGA envía automáticamente las siguientes alertas:

Preguntas Frecuentes — Cajera